Informacja o ochronie danych w zakresie korzystania z Microsoft 365 Aplikacje Microsoft Office 365 – Aplikacje
Otrzymali Państwo zaproszenie do korzystania lub uczestnictwa w aplikacji Microsoft Office 365 (zwanej dalej MS-365A), takiej jak Microsoft Forms, Microsoft Teams, To-Do, SharePoint Online itp. od BVS Electronics GmbH lub jednej z jej spółek zależnych jako podmiotu odpowiedzialnego w rozumieniu obowiązujących przepisów o ochronie danych. Potwierdzając zaproszenie do korzystania lub uczestnictwa, wyrażają Państwo zgodę na następujące przetwarzanie Państwa danych osobowych.
Preambuła
Microsoft Office 365 to rozwiązanie oparte chmurze, platforma wymiany online dla indywidualnych użytkowników, zespołów, społeczności i sieci, która może być wykorzystywana w ramach grupy BVS Electronics GmbH oraz w kontaktach z partnerami zewnętrznymi/klientami.
Podczas korzystania z MS-365A, przetwarzane są dane osobowe. Należy pamiętać, że niniejsza informacja o ochronie prywatności informuje o przetwarzaniu przez nas Państwa danych osobowych tylko wtedy, gdy korzystają Państwo razem z nami z aplikacji firmy Microsoft, np: Microsoft Teams. Jeśli potrzebujesz informacji na temat przetwarzania Twoich danych osobowych przez firmę Microsoft, zapoznaj się z tym oświadczeniem.
Informacje na temat przetwarzania danych przez firmę Microsoft można znaleźć w polityce prywatności firmy Microsoft: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
1. Jakie dane osobowe i kategorie są przetwarzane w kontekście korzystania z MS-365A.
Poniżej wymieniliśmy, jakie dane osobowe są przetwarzane i na jakiej podstawie prawnej:
1.1 Twój adres IP używany do uzyskania dostępu do MS-365A.
1.2 Państwa dane dostępowe, dane w ramach tzw. uwierzytelniania wieloczynnikowego, które zostały zapisane na Państwa koncie Microsoft.
1.3 Charakterystyka identyfikacyjna/dane główne, informacje o użytkowniku, które identyfikują go jako użytkownika w MS-365A. W szczególności obejmuje to następujące dane: ID, nazwisko, imię, telefon, adres e-mail, numer faksu itp., jeśli zostały przez Państwa podane.
1.4 Dane wymagane do uwierzytelnienia i korzystania z licencji, w tym działania użytkownika, takie jak czas dostępu, data, rodzaj dostępu, informacje o danych/plikach/dokumentach, do których uzyskano dostęp. Działania związane z użytkowaniem, takie jak tworzenie, modyfikowanie, usuwanie dokumentu lub rozpoczynanie czatu itp.
Kategorie danych można podzielić na trzy rodzaje danych:
1) Dane o klientach, 2) Dane diagnostyczne, 3) Dane generowane przez serwis
Podstawa prawna przetwarzania danych w punktach 1.1 do 1.4 wynika z art. 6 (1) a), b), c) i f) RODO, jak również z art. 88 Przetwarzanie danych w kontekście zatrudnienia RODO w połączeniu z krajowymi ustawami o ochronie danych pracowników.
2. Ujawnianie i przekazywanie danych
Poza przypadkami wyraźnie wymienionymi w niniejszym oświadczeniu o ochronie danych osobowych, Państwa dane osobowe będą przekazywane bez Państwa wyraźnej zgody tylko wtedy, gdy jest to dozwolone lub wymagane przez prawo.
2.1 Dane dostarczone podczas rejestracji będą w niezbędnym zakresie przekazywane w ramach naszej grupy spółek do wewnętrznych celów administracyjnych, w tym do wspólnej obsługi klienta. Każde ujawnienie danych osobowych jest uzasadnione faktem, że mamy uzasadniony interes w ujawnieniu danych do celów administracyjnych w ramach naszej grupy przedsiębiorstw i że Państwa prawa i interesy w zakresie ochrony danych osobowych w rozumieniu art. 6 (1) f) RODO nie są nadrzędne.
2.2 Jeśli jest to konieczne do wyjaśnienia nielegalnego lub niewłaściwego użycia MS-365A lub do wszczęcia postępowania sądowego. W związku z tym przekazujemy dane osobowe organom ścigania lub innym władzom oraz, w razie potrzeby, poszkodowanym osobom trzecim lub prawnikom. Ma to jednak miejsce tylko wtedy, gdy istnieją ku temu konkretne przesłanki, a Państwa prawa i interesy w zakresie ochrony danych osobowych w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. f) RODO nie są interesami przeważającymi.
Ujawnienie Państwa danych osobowych może być uzasadnione:
a) art. 6 ust. 1 pkt 1 lit. f) RODO, gdy jest to niezbędne do dochodzenia roszczeń i nie ma podstaw do przypuszczenia, że mają Państwo nadrzędny interes zasługujący na ochronę, aby nie ujawniać Państwa danych,
b) art. 6 ust. 1 pkt 1 lit. c) RODO, w przypadku, gdy ujawnienie danych jest wymagane przez prawo,
c) art. 6 ust. 1 pkt 1 lit. c) RODO, w przypadku, gdy ujawnienie danych jest wymagane przez prawo. 6 ust. 1 pkt 1 lit. b) RODO, jest to prawnie dopuszczalne i konieczne do przetwarzania stosunków umownych z Państwem, jak również
d) art. 88 RODO w połączeniu z obowiązującym w danym kraju prawem o ochronie danych w zakresie stosunku pracy w celu wykrywania przestępstw.
2.3. Microsoft jest tzw. procesorem zgodnie z art. 28 ust. 1 RODO i dlatego jest związany instrukcjami. Firma Microsoft jest zobowiązana na mocy umowy do przetwarzania wszystkich danych osobowych wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami. Każde ujawnienie danych osobowych jest uzasadnione faktem, że starannie wybieramy naszych podwykonawców lub podmioty przetwarzające i zobowiązaliśmy ich do tego umową. Przetwarzanie danych osobowych przez firmę Microsoft odbywa się wyłącznie na serwerach w UE.
2.4 W trakcie dalszego rozwoju naszego przedsiębiorstwa, struktura naszego przedsiębiorstwa może ulec zmianie poprzez zmianę formy prawnej lub poprzez zakładanie, kupno lub sprzedaż spółek zależnych, części przedsiębiorstw lub komponentów. W takich transakcjach informacje mogą, w stosownych przypadkach, zostać przekazane innemu podmiotowi prawnemu wraz z częścią działalności, która ma zostać przekazana. W każdym przypadku, gdy ujawniamy dane osobowe osobom trzecim w zakresie opisanym powyżej, zapewniamy, że odbywa się to zgodnie z niniejszą polityką prywatności i obowiązującym prawem o ochronie danych.
3. Przekazywanie danych do państw trzecich
Przy stosowaniu MS-365A nie można wykluczyć transferu do krajów trzecich, zarówno w ramach grupy, jak i poprzez zlecanie przetwarzania danych i osobom trzecim. W takim przypadku podjęliśmy odpowiednie środki w celu ochrony Państwa danych. Możesz poprosić o kopię tutaj .
4. Zmiany celu
Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celach innych niż wymienione powyżej tylko wtedy, gdy jest to dozwolone przez prawo lub gdy wyrazili Państwo zgodę na zmianę celu przetwarzania danych. W przypadku dalszego przetwarzania danych w celach innych niż te, dla których dane zostały pierwotnie zebrane, poinformujemy Państwa o tych innych celach przed dalszym przetwarzaniem i przekażemy Państwu wszelkie inne istotne informacje.
5. Okres przechowywania lub okresy usuwania danych
Z reguły przechowujemy Państwa dane osobowe przez okres trwania stosunku umownego z Państwem. Dane logowania oraz adresy IP są usuwane najpóźniej po 30 dniach, chyba że jesteśmy uprawnieni lub zobowiązani do ich dłuższego przechowywania. Nie ma to wpływu na konkretne stwierdzenia w niniejszym oświadczeniu o ochronie danych lub wymogi prawne dotyczące przechowywania i usuwania danych osobowych, w szczególności danych, które jesteśmy zobowiązani przechowywać ze względów podatkowych.
6. Aby uzyskać informacje na temat swoich praw i dalsze informacje, proszę zapoznać się z naszą Polityką Prywatności.
7. Prawo do złożenia skargi
W przypadku skarg mają Państwo również prawo do skontaktowania się z właściwym organem nadzorczym.
Ochrony Danych i Wolności Informacji Badenii-Wirtembergii
Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart
Königstraße 10a, 70173 Stuttgart
8. Nasz inspektor ochrony danych
EDV Sachverständigen- und Datenschutzbüro Michael J. Schüssler
Starenweg 17
D-63741 Aschaffenburg
Tel: +49 6021 / 4391845
E-mail: info@svb-ms.de
Strona internetowa: www.datenschutz4you-aschaffenburg.de
W przypadku dalszych pytań prosimy o kontakt.
